Как упростить ведение документации для учителя

Сегодня мы не будем говорить об интерактивной доске или мультимедийной панели. Хотим с вами поделиться своими соображениями по поводу вариантов упрощения ведения школьной документации и поговорим об электронном журнале и электронном дневнике.

Мы знаем, что “львиная” часть работы педагогов – это документация.

Возьмем в качестве примера обычного учителя физкультуры. Он должен составлять конспект на каждый урок, документ о приемке и сдаче инвентаря, об исправности оборудования, квартальные, семестровые и годовые рабочие планы на каждый класс и, конечно, классные журналы. Мы не принимаем во внимание документы о соревнованиях и внешкольных мероприятиях.

Список впечатляет.

Проблема в том, что многие учителя до сих пор пишут все “от руки”, а значит, тратят много времени и сил.

Итак, как упростить процесс ведения документации?

Электронный журнал и электронные ежедневники.

Пандемия вынудила мир, в том числе Украину, к значительным изменениям в сфере образования. Некоторые из них вызывают беспокойство, например дистанционные занятия, а некоторые следует взять на вооружение и использовать в условиях привычного рабочего режима. Такое изменение является электронный журнал и электронный дневник. По новому закону он полностью равен физическому и его не нужно дублировать на бумаге.

Рассмотрим преимущества и недостатки электронного журнала:

• Круглосуточный доступ. Учителя могут заглянуть в свой документ, даже лежа на кровати в пижаме и заполнить то, что не успели в школе.
• Прозрачность. Родители могут видеть оценки своих детей не только на родительском собрании, о котором некоторые ученики забывают сообщить. Оценки будут доступны в любое время. Учитель может написать комментарий возле оценки, чтобы донести информацию до родителей. Также можно настроить уведомления на телефон родителям о только что внесенной в журнал оценке или когда ребенок отсутствует на уроке. Согласитесь, эта функция очень удобна.
• Конфиденциальность. Родители и дети могут видеть только свои (своего ребенка) оценки, а других нет. Это может снизить уровень напряжения и соперничества в классе.
• Экологичность. Здесь все понятно. Чем больше школ перейдет на электронные журналы, тем больше деревьев будут продолжать выделять кислород.
• Вместе с электронным журналом можно вести электронные дневники учащихся, и электронное расписание предметов. К ним тоже будут иметь доступ родители, учащиеся и учителя.
• Без корректора. Чтобы изменить расписание занятий на бумаге, нужно заново составлять таблицу и все переписывать. А в классном журнале вообще нельзя ничего исправлять, никаких зачеркиваний и корректоров. Наверняка вы не раз видели обеспокоенное выражение лица учителя, когда тот поставил оценку не тому ученику по невнимательности. Так вот с электронным журналом таких проблем не будет. Можно легко скорректировать информацию, если у вас есть доступ к этому. К примеру, ученик из своего аккаунта сможет только просматривать.

Недостатки электронного журнала тоже есть, по крайней мере, в начале работы:

– Один учитель не может перейти на электронный журнал по своему желанию. Решение применять электронные журналы должно быть принято на педагогическом совете и применяться ко всем учителям.

– Оборудование. Для того чтобы все проходило хорошо, нужно, чтобы у каждого учителя был ноутбук, планшет или компьютер на рабочем месте. И хотя сейчас государство пытается обеспечить этим учителей, все еще многие педагоги не имеют надлежащего оборудования для перехода на электронное ведение журнала и расписания. И даже если у вас все необходимое есть, то ваш коллега может не иметь. Думаете ли это только его проблема? Смотрите пункт первый.

– Первое время нужно будет хорошо поработать, чтобы перевести всю базу учеников в электронный формат и провести обучение с учителями, учениками и родителями. Работа полностью окупится сохранившимся временем и усилиями в будущем, но сначала нужно найти время и все хорошо организовать.

Если вы задумались об электронном журнале, здесь указана дополнительная информация и инструкция по его получению.

Создайте шаблоны в документах Google.

Если ваша школа придерживается исключительно бумажного ведения документов, то об электронных можно забыть. Но вы все равно можете упростить работу с помощью программы Google Документ.

Совет от нас: создавайте шаблоны конспектов уроков, квартальных и семестровых планов, инвентаризации и других документов, которые необходимо систематически заполнять.

Как это сделать?

1. Зарегистрируйтесь в Gmail, если вдруг у вас нет такой электронной почты.
2. Зайдите на Google Диск и добавьте новый документ.
3. Начните создавать нужный вам шаблон. К примеру, семестровый рабочий план.
4. Напишите всю общую информацию, необходимую для всех классов. Как вот: поле для даты, темы, таблицы.
5. Назовите файл шаблоном документа (например, шаблон семестрового плана).
6. Нажмите кнопку “файл” в левом верхнем углу и “копировать”. После этого у вас будет два идентичных документов. Один оставьте в качестве шаблона, а другой переименуйте и заполните полностью.

Когда вы будете делать такой документ для следующего класса — просто сделайте копию шаблона снова.

Почему мы рекомендуем Google Документ, а не работу в Word? Все просто, в Google Документ у вас будет доступ с любого компьютера и вы сможете работать дома или в классе и не переживать, что все ваши документы исчезнут, как вдруг техника даст сбой. Google Документы будут храниться на вашем Google аккаунте.

Работайте в команде с другими учителями.

В социальных сетях много тематических групп для учителей, где участники делятся своим опытом, методичками и шаблонами документов. Если у вас нет времени и способности к составлению документов своими руками, то этот способ для вас. По нашим наблюдениям, учителя часто продают шаблоны документации или делятся бесплатно. Хороший способ, если и не купить, то хотя взять работы других за образец.

В группе вы сможете обсудить проблемные темы с другими учителями и получить полезные советы от опытных коллег.

Здесь мы оставим ссылки на самые популярные группы в Facebook для учителей:

Учительская копилка

НУШ

Нова школа – шаг в будущее

А вы уже используете какой-нибудь из наших советов? Поделитесь этим материалом с другими учителями, чтобы они тоже попробовали.